E-faktury w praktyce - jaki wpływ na rozliczenia PITy przedsiębiorców mogą mieć elektroniczne dokumenty?


Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w toku swojej działalności gospodarczej w obecnym stanie prawnym, e-faktury, które będą traktowane właściwie na równi z dokumentami papierowymi, tradycyjnymi. Czy rozliczenia PITy z fiskusem z tytułu należnego mu podatku dochodowego od osób fizycznych będzie mogło być oparte na e-fakturach?

 

Fakturowanie i e-fakturowanie w działalności gospodarczej

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej podatnicy podatku VAT wszystkie transakcje muszą dokumentować na podstawie wystawianych przez siebie faktur. Fakturowanie jest podstawą dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa i potwierdzeniem uzyskiwanych w ciągu roku podatkowego przychodów. Jeśli podatnik opodatkowywał swoją działalność według skali podatkowej lub podatku liniowego, może od przychodów potwierdzonych fakturami odejmować koszty jego uzyskania, na podstawie tzw. faktur kosztowych. Zarówno przy skali podatkowej, jak i 19% podatku liniowym, podstawą opodatkowania jest dochód podatnika, czyli różnica pomiędzy przychodem a kosztem jego uzyskania.

Na podstawie dokumentacji księgowej przedsiębiorca rozlicza się z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Również i sporządzając swoje rozliczenia PITy posiłkuje się danymi z księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych, jeśli firma jest zobowiązana lub wybrała prowadzenie pełnej księgowości w toku działalności gospodarczej. W dzisiejszych czasach coraz częściej przedsiębiorcy księgują w swoich KPiR czy w księgach rachunkowych informacje o zdarzeniach gospodarczych potwierdzanych e-fakturami.

Faktury elektroniczne są traktowane aktualnie, według obowiązujących przepisów ustawy o VAT, jako równorzędne względem faktur papierowych, tradycyjnych. Nowoczesne technologie komputerowe i rozwój Internetu spowodowały, że faktury elektroniczne stają się coraz bardziej popularne w Polsce, choć daleko nam jeszcze do Stanów Zjednoczonych czy rozwiniętych krajów Europy Zachodniej. E-faktury pozwalają na łatwiejszy obrót dokumentacją księgową. Wystarczy wysłać plik z fakturą, np. PDF do adresata i gotowe, bez konieczności drukowania faktury, pakowania jej do koperty i wysyłania na poczcie. Obieg dokumentów elektronicznych w firmie może być znacznie szybszy.

Przedsiębiorcy korzystający z e-faktur mogą też oszczędzać pieniądze, na materiały papiernicze, do drukowania dokumentów, tusze do drukarek, czy na usługach pocztowych.

Faktury elektroniczne takie jak faktury tradycyjne

Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, czyli ustawa o VAT, wraz z rozporządzeniem z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, określają status e-faktur. Wskazują one, że polskie organy podatkowe i ustawodawca honorują faktury elektroniczne tak samo jak faktury tradycyjne, w papierowej wersji.

Art. 106 ust. 10 ustawy o VAT określa, że minister właściwy ds. finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym ds. informatyzacji, ma możliwość wskazania w drodze rozporządzenia, sposobów, warunków i trybu wystawiania oraz przekazywania pomiędzy podmiotami gospodarczymi, faktur w formie elektronicznej. Przy ustalaniu takich kwestii ministrowie powinni uwzględnić:

  1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
  2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
  3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
  4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Dokumentacja elektroniczna w ocenie fiskusa powinna być akceptowalna i jak najbardziej może stanowić podstawę rozliczenia podatkowego PIT. Ważne jest jedynie to, aby owa dokumentacja księgowa była prowadzona w oparciu o aktualne zasady wskazane w przepisach ustawy o VAT.

Projekt zmian w ustawie o VAT, zaakceptowany przez Komitet Cyfryzacji, wprowadził równorzędność faktur elektronicznych i papierowych, dlatego też, jeśli podatnik składa rozliczenia PITy w oparciu o e-faktury, może jak najbardziej wywiązać się ze swojego obowiązku złożenia rocznej deklaracji podatkowej. Fiskus nie powinien kwestionować ważność dokumentacji elektronicznej.

E-faktura, pomimo elektronicznej wersji, musi zawierać takie same elementy, jak każda faktura, w tym:

  • Datę wystawienia,
  • Kolejny numer faktury,
  • Dane osobowe i adresowe nabywcy i sprzedawcy,
  • Numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
  • Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
  • Nazwę towaru lub usługi,
  • Miarę i ilość dostarczonych towarów bądź zakres wykonanych usług,
  • Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku,
  • Kwotę rabatów,
  • Wartość sprzedaży netto,
  • Stawkę podatku,
  • Sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • Kwotę należności ogółem.